Die Berufsinformationsbörse in Pirmasens
Jedes Jahr findet in der Messehalle in Pirmasens die Berufsinformationsbörse (BIB) statt. Hierbei stellen sich viele verschiedene Firmen vor, um bei tausenden Schülerinnen und Schülern für ihre Ausbildung zu werben. Für die Planung und Organisation der Hallenbesetzung werden immer eine Industriekauffrau und ein technischer Produktdesigner der profine ausgewählt. Für die diesjährige Messe erhielten wir, Sarina Groß und Nico Dauenhauer, die Chance dieses einmalige Erlebnis mitzunehmen.
Einstieg ins Projekt
Zu Beginn wussten wir nicht genau,was bei der Planung unsere genauen Aufgaben sein werden. Doch schnell wurde uns mit der Unterstützung der Ausbilder bewusst, welche To-Do‘s anstanden. Die erste Aufgabe, bevor die Hallenbelegung beginnen konnte, war es sich mit dem Organisationsteam der BIB (kurz: Orga-Team) über die bereits eingegangenen Anmeldungen kurzzuschließen. Nachdem uns die Anmeldungen übermittelt wurden, konnten die Informationen zu den teilnehmenden Firmen sowie deren Stände in einer Excel-Liste gesammelt werden. In dieser Liste wurden zum Beispiel die Standgröße, die Ansprechpartner und Extrawünsche, wie Strom für eine bessere Übersicht, festgehalten. Nachdem der Großteil der Anmeldungen in der Übersicht gesammelt wurde, fiel schon frühzeitig auf, dass 2019 mehr Anmeldungen eingegangen waren als im Jahr zuvor und das obwohl der Anmeldeschluss noch in weiter Zukunft lag. Zur gleichen Zeit hat Nico als technischer Produktdesigner die Aufgabe gehabt, sich über die Software, welche für die Zeichnung genutzt wurde, zu informieren. Ein großer Vorteil bei der Planung und der Zeichnung war, dass wir die Vorlagen von unseren Vorgängern nutzen konnten.
Das erste Problem, die erste Lösung
Aufgrund der hohen Teilnehmerzahl und der vorhandenen Vorlagen ergab sich unser erstes Problem. In der Vorlage für die Hallenbelegung konnte nur eine gewisse Anzahl an Ständen vergeben werden. Diese Anzahl wurde früh erreicht. Bei genauem Hinsehen und der längeren Beschäftigung mit der Planung fiel uns auf, dass die rechte Hallenseite nicht ausreichend ausgenutzt wurde. Daraufhin haben wir mit unserem Ausbildungsleiter und Mitglied des Orga-Teams, Herrn Langner, den Entschluss gefasst, die komplette rechte Hallenseite umzuplanen. Dies bedeutete, dass wir die Stände neu angeordnet haben, wodurch wir einen besseren Durchlauf ermöglichen konnten.
Während die Umplanung der rechten Hallenseite durch den technischen Produktdesigner in vollem Gange war, wurden die verschiedensten Rückfragen der angemeldeten Firmen beantwortet und noch fehlende Informationen für den Aufbau beschafft.
Nachdem alle ausstehenden Fragen geklärt wurden und die Firmen einen Standplatz zugewiesen bekamen, konnten wir genauer auf die einzelnen Wünsche der Firmen eingehen. Denn manche gleichartige Firmen, wie zum Beispiel die der Schuhindustrie, wollten ihre Stände beieinander haben, da sie so eine gemeinsame Bühne hatten. Des Weiteren ergab sich während der Planung der Fall, dass Firmen des gleichen Bereiches aus Konkurrenzgründen nicht nebeneinander platziert werden wollten.
Der vorläufige Hallenbelegungsplan wurde mit Herrn Langner besprochen und an das Orga-Team übermittelt. Nach und nach erhielten wir positive Rückmeldungen zu dem Hallenplan sowie der Neuanordnung der rechten Hallenseite.
Eine kleine Lektion in Sachen Baurecht
Jedoch musste der vorläufige Plan noch dem Bauamt übermittelt werden. Hierzu klärten wir mit den Firmen, welche geplant hatten ein Fahrzeug mit auszustellen, welche Maße und welches Gewicht diese haben. Das war notwendig, da die Traglast aufgrund des sich unter der rechten Hallenseite befindlichen Raumes, nicht zu hoch sein darf. Hierbei sind wir auf unser größtes Problem gestoßen. Eine Firma hatte für die Berufsinformationsbörse einen Bausprinter angemeldet. Nachdem wir mit der Ansprechpartnerin des Bausprinters in Kontakt getreten sind, erhielten wir nicht die Maße und das Gewicht eines Sprinter, sondern eines Buses (!). Damit hatten wir natürlich überhaupt nicht gerechnet. Somit mussten wir unseren Hallenbelegungsplan überdenken und einen Platz für einen Bus finden. Dies war aufgrund der Größe und des Gewichts nur vor der Halle möglich, aber auch da stand uns kein Platz mehr zur Verfügung. Letztlich setzten wir uns noch einmal mit der Ansprechpartnerin in Verbindung, um die Frage „Bus oder Sprinter“ abschließend klären zu können. Jedoch erhielten wir keine genauen Angaben darüber, um welches Fahrzeug es sich nun handelt. Also sind wir im Internet auf Spurensuche gegangen und erhielten so die nötigen Informationen. Somit konnte der Hallenbelegungsplan, mit allen zusätzlichen Informationen zu den Fahrzeugen, dem Bauamt übermittelt werden.
Kurz vor unserem Sommerurlaub wurde der Hallenplan auch auf der Website der Berufsinformationsbörse veröffentlicht, damit die teilnehmenden Firmen rechtzeitig über ihren Standplatz informiert wurden. Nach unserem Sommerurlaub erhielten wir dann auch schon die Rückmeldung, dass die Planung so in Ordnung geht und die Veranstaltung, aus Sicht des Bauamtes, durchgeführt werden darf.
Die BIB rückt näher
Aufgrund der großen Änderung der rechten Hallenseite erhielten wir nach der Veröffentlichung von vereinzelten Firmen, eine Rückmeldung mit der Frage, ob es nicht möglich wäre ihren Standplatz von letztem Jahr zu bekommen. Jedoch mussten wir ihnen freundlich mitteilen, dass aufgrund des großen Interesses und der damit verbundenen hohen Anzahl an Teilnehmern die Hallenstruktur geändert wurde. Der alte Standplatz konnte ihnen somit nicht mehr zugewiesen werden.
Während der letzte Feinschliff am Belegungsplan stattfand, durften wir uns auch noch um unseren profine Standplatz kümmern. Dazu zählte es ein Team, welches über den Tag verteilt den Stand betreute, aufzustellen und allgemein das Aussehen unseres Standes zu planen.
In der Woche der Veranstaltung gab es nur noch kleine organisatorische Erledigungen zu tätigen. Dazu zählte zum Beispiel die Kommunikation mit den Hausmeistern der Halle sowie einen Plan für die gewerblichen Auszubildenden zu entwickeln. Anhand dieses Planes wussten sie welcher Stand mit welchen Maßen wo hinkommt. Außerdem wurden für die Stände Schilder gemacht, damit die Teilnehmer auf den ersten Blick sehen konnten, wo ihr Stand zu finden ist.
Der Tag der Tage
Zwei Tage vor der BIB begannen die Aufbauarbeiten in der Messehalle in Pirmasens. Hierbei wurden wir von insgesamt 16 unserer gewerblichen Azubis sowie unseren Ausbildern und drei Azubis der psb intralogistics GmbH unterstützt. Während der Messe selbst betreuten wir unseren profine-Stand, waren aber auch der Ansprechpartner für unsere BIB-Scouts, die für einen reibungslosen Messeauftritt sorgten.
Der Messestand der profine mit dem Standpersonal: Azubis aus allen Fachbereichen.
Im Vordergrund ist unser Fußballgolf zu sehen. Hiermit wurde auf der BIB ein Gewinnspiel veranstaltet, bei dem es zwei Karten für unseren exklusiven Fensterplatz bei einem Heimspiel von Mainz 05 zu gewinnen gab.
Sowohl der Aufbau an den Vortagen als auch die Information der Besucher und der Abbau verliefen ohne Probleme. Nachdem die Hallen wieder leer und aufgeräumt waren, wurde uns bewusst wie schnell der Tag der Veranstaltung an uns vorbeigezogen ist und monatelange Arbeit erfolgreich abgeschlossen wurde.
Stimmen zur BIB
Sarina und Nico:
„Zusammenfassend lässt sich sagen, dass uns die Planung und Organisation sowie das Lösen der damit verbundenen Probleme für unsere weitere Ausbildung einiges an Erfahrung gebracht hat. Wir sind dankbar dafür, dass wir die Chance hatten eine Tätigkeit, welche über unsere normale Ausbildungstätigkeit weit hinausgeht, begleiten und auszuführen zu dürfen.“
Andreas Langner, Leiter der Personalentwicklung der profine und Mitglied des Organisationsteams der BIB:
„Seit Jahren unterstützen unsere Azubis bei dieser herausfordernden Aufgabe und wir sind noch nie enttäuscht worden. Auch Sarina und Nico haben eine klasse Job gemacht!“
Erich Weiss, Sprecher des Organisationsteams der BIB:
„Ich möchte mich bei Allen, die zum Gelingen der diesjährigen BIB beigetragen haben ganz herzlich bedanken. Insbesondere bei den Firmen profine und psb, die mit Ihren Ausbildern und Azubis die Planung und den Auf- und Abbau der Messe gestemmt haben. Wir haben Rekord-Zahlen erreicht und es wird schwierig werden, diese Leistung in der Zukunft zu toppen.“
